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Klare Ansagen

PROBLEM ...

Die Fakten: Schwierigkeiten in der internen Kommunikation führen zu negativen Ergebnissen. Ohne verständliche Vorgaben und Anerkennung leisten Mitarbeiter weniger als sie können. Auch scheitert der übergroße Teil von Innovations- und Veränderungsprozessen an mangelhafter Kommunikation. Wo es an Austausch und Informationen fehlt, sinken zudem Betriebsklima und Mitarbeiterzufriedenheit. Eine schlechte Stimmung hat direkte Auswirkungen auf Krankheitstage und Motivation der Beschäftigten. Gibt es keinen offenen Umgang mit Fehlern – oder geht es nur um die Suche nach Schuldigen, anstatt um das Beheben von Ursachen –, werden sie vertuscht und verheimlicht. So lange es geht. Am Ende kostet das viel Geld. Mitunter Milliarden, wie aktuelle Beispiele aus der Automobilbranche zeigen. Bleiben klare Ansagen zu Verhalten und Geschäftsgebaren aus, werden Compliance-Richtlinien nicht nachgehalten, wird es ebenso teuer. Gerichtskosten und Strafzahlungen für Betrug und Korruption haben auch schon so manchen Riesen ins Wanken gebracht.

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Wer Führung nur in ihrer Befehlsform lebt, bekommt Dienst nach Vorschrift. Kluge Köpfe mit Ideen für die Zukunft verlassen das Unternehmen. Zurück bleiben Jasager, die auch schlechte Entscheidungen nicht in Frage stellen. Auf frischen Wind von außen müssen sie auch verzichten, da sich eine lädierte Firmenkultur bei Bewerbern und Nachwuchskräften rumspricht. Negative Aussagen und Beurteilungen auf Bewertungsportalen haben aber nicht nur Einfluss darauf. Auch Geschäftspartner und Kunden haben Zugang zu diesen Informationen. Und wer möchte schon gerne mit einer Diktatur oder mit Sklaventreibern Geschäfte machen? Zumal sich blinder Leistungsdruck oder Kasernenton auch negativ auf Kundenbeziehung und Servicequalität auswirken. Ansprechpartner, die sich bei jedem Gespräch erst einmal über ihre Probleme auskotzen müssen, sind noch das geringste Übel. Schlimmer sind jene, die aus Angst oder Frustration heraus nicht in der Lage sind, auf die Bedürfnisse ihrer Kunden einzugehen.

Viele Argumente sprechen also für eine klare, ehrliche und offene interne Kommunikation. Und scheinbar sehen das auch die meisten Unternehmen so und betreiben deshalb einen großen Aufwand: Kulturprozesse werden angestoßen, Führungskräfte geschult, Teambuilding forciert und in softe Faktoren wie Kinderbetreuung, Ruhebereiche und Incentives investiert. Nicht selten können all diese Maßnahmen jedoch ihre eigentliche Wirkung nicht oder nur kaum entfalten. Der Grund: Sie werden lediglich als Instrumente begriffen und eingesetzt. Dabei sind interne Kommunikation und die entsprechende Unternehmenskultur keine Fragen der Kanäle und Formate. Vielmehr kommt es auf die Überzeugung, die richtige Einstellung und eine Geschäftsleitung an, die einen offenen Dialog vorlebt und nachhält. Denn nur wer vorangeht, der führt und überzeugt. Interne Kommunikation ist eine fundamentale Managementaufgabe – und ein Werttreiber.

Ein offener, ehrlicher und klarer Dialog mit Mitarbeitern erhöht die Motivation, stärkt die Eigenverantwortung und Identifikation. Im Ergebnis erreichen Unternehmen ihre Ziele besser und vermeiden kostspielige Fehler. Was müssen Sie dafür tun?

 

LÖSUNG ...

Interne Kommunikation ist Chefsache!

Verschaffen Sie dem Dialog mit den Mitarbeitern die gebührende Bedeutung. Als Werttreiber trägt er zum Unternehmenserfolg maßgeblich bei. Geben Sie im Management Ziele und Werte vor. Statten Sie die Verantwortlichen mit den dafür notwendigen Ressourcen und Befugnissen aus. Lassen Sie sich beraten und berichten und halten Sie strategische Entscheidungen nach.

 

Kommunizieren Sie aktiv

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Entscheidungen und Entwicklungen im Unternehmen. Liefern Sie Hintergründe und erklären Sie Schritte. Dulden Sie keine Sprachlosigkeit und bestimmen Sie mit passenden Botschaften die Diskussion. Sprechen Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter an und hören Sie zu. Schließlich gehört zu einem aktiven Dialog auch das Zuhören.

 

Sprechen Sie offen und ehrlich

Treffen Sie klare Aussagen und benutzen Sie eine für alle verständliche Sprache. Geben Sie alle notwendigen Informationen weiter. Machen Sie aber auch deutlich, warum sensible Punkte nicht kommuniziert werden. Und vermitteln Sie den Stand von Prozessen und erläutern Sie, warum sich zu einigen Entwicklungen noch nichts sagen lässt.

 

Treten Sie einheitlich auf

Sorgen Sie für einen engen Austausch im Entscheiderkreis und stimmen Sie sich mit allen ab, die intern als Sprecher auftreten. Verabschieden Sie gemeinsame Sprachre- gelungen und Botschaften. Bringen Sie externe und interne Aussagen in Einklang. Lösen Sie Diskrepanzen zwischen Wahrnehmung im Unternehmen und dem Auftreten im Markt durch eine offene Kommunikation auf.

Folgen Sie einer Dramaturgie

Als aktiver Kommunikator bestimmen Sie die Agenda. Sie legen Ort und Zeitpunkt für Informationen fest. Sorgen Sie für aufeinander abgestimmte Kommunikationsmaßnahmen und -kaskaden. Informieren Sie definierte Mitarbeitergruppen in gleicher Tiefe und zur selben Zeit. Sichern Sie, dass Mitarbeiter vor der Öffentlichkeit von Entscheidungen und Entwicklungen erfahren.

 

Reden Sie miteinander

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Führen Sie einen Dialog mit Ihren Mitarbeitern. Geben Sie Informationen weiter, fragen Sie nach Einschätzungen und Erkenntnissen der Mitarbeiter und hören Sie zu. Schaffen Sie den geeigneten Rahmen dafür. Nehmen Sie Input von Mitarbeitern auf und zeigen Sie, wie Sie auf die Beiträge eingehen.

 

Bereiten Sie Informationen passend auf

Sortieren Sie Erkenntnisse und Hintergründe nach Relevanz für jede Ihrer internen Zielgruppen. Geben Sie Mitarbeitern genau die Informationen, die sie brauchen. Seien Sie dabei verständlich für die Angesprochenen. Verstecken Sie Fakten und Erläuterungen nicht hinter blumigen Formulierungen. Machen Sie klar, was Sie meinen und wollen.

 

Kommunizieren Sie effektiv

Nutzen Sie die richtigen Kanäle und Formate. Erarbeiten Sie einen Kommunikationsmix, der Informationen für alle Zielgruppen zugänglich macht. Prüfen Sie, welche Mitarbeiter Sie über welche Maßnahmen erreichen. Schaffen Sie Instrumente für schnelle Nachrichten und für tiefgründige Erklärungen. Entwickeln Sie Formate für persönliche Ansprachen und Dialoge sowie für Gruppen und die Gesamtbelegschaft.

 

Vermitteln Sie Werte und Anerkennung

Schaffen Sie eine Balance zwischen aktuellen Informationen und der Vermittlung von Wertschätzung und Erfolgen. Loben Sie Mitarbeiter und heben Sie Erreichtes hervor. Sprechen Sie über anstehende Aufgaben und den aktuellen Stand. Unterstreichen Sie die Leistung Ihrer Beschäftigten. Entwickeln Sie passende Instrumente und Incentives für Anerkennung. Motivieren Sie zu zusätzlichem Einsatz etwa durch besondere Würdigungen und kleine Extras. Kurzum, leben Sie, was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten.